「一心多用」反而容易全盤搞砸！高效工作者的時間管理術

文／河知銀　圖／幸福文化、達志示意圖

「你知道我這個月要做多少事嗎？」

有辦法在限定的時間內完成大量工作，顯然是項優秀的能力。然而，這項能力必須伴隨著高品質的成果，才會受到認可。如果光顧著非得趕快完成需要細心努力、投入時間的事，最終也只會得到眼前所見、想法所及的結果，很難創造出有意義的成果。

韓國社會將「效率」視為最好的美德。也許有很多人認為能在有限時間內完成很多事，就是最了不起的能力與「效率」。假如僅限於自動生成相同形狀、花樣的作業系統，這句話或許是正確的。然而，真正的效率必須同時囊括質與量的效能。在有限時間內完成大量工作的同時，亦在品質方面創造出有意義的成果，才稱得上是真正的效率。

此外，關於有效率地使用時間一事，正確處理業務固然是基本，同時也意味著投入的時間與成果相對來得少。這裡的重點是：「成果對比」，也就是使用較少的時間創造優質的成果。如此一來，無論是對個人或組織來說，都是在節省時間成本。有效率地工作不在於「做多少」，而是取決於「做什麼、怎麼做、做得好」。

一心多用，反而容易全盤搞砸

「提前十天完成」的方法也是如此。專注於「真正的效率」與工作的本質。關鍵在於成果的完整度，而不是做了多少。

首先，釐清自己需要做什麼，而後盡力尋找解決方法並取得結果。即便為了專注於業務而設定時間計劃表，也要先判斷好其中的哪些可以迅速完成，哪些需要後續的檢討時間。除了優先順序外，還得將處理業務的速度、截止時間一併列入考量。

不要試圖一口氣完成好幾件事。高效工作者十分清楚同時處理越多工作，越容易降低成果的品質。越想趕快多完成幾件事，有辦法從容、仔細檢查的時間也會隨之消失，最後只能被侷限在眼前所見、想法所及的框架內處理工作。只顧著迅速完成工作這點，結果免不了得付出更多額外的時間，確保成果的完整度。這顯然是沒有效率的工作方式。

有些人誤以為必須把整天的時間塞滿工作，才稱得上是「有效率」。拚命填滿所有行程的空檔，認為行事曆上的空白都會被視為玩樂時間，唯有工作量才能證明自己的能力。把工作安排密密麻麻地輸入行事曆，趕在截止時間內交出成果，但最後收到的往往不是正面的評價。老是急於按照日程行動，結果卻在內容不夠完整的情況下就交出成果。過了截止時間後，還得為了修改、補充而耽誤其他日程。最終只能自責「為什麼我的時間老是不夠用？」而周圍的人更是對於「為什麼這個人都不能一次就把事情處理好？」充滿疑惑。

專注於事情的本質，而非時間的量

無論做任何事，越是遵循既定的時間表，越容易陷入「要做的事一大堆卻沒有時間」的循環。此時，不妨試試「提前十天完成」，自然地關注於「做什麼、怎麼做」，而不是「做多少」。

看一看自己身邊被認可為是「高效工作者」的共通點。當繳出亮眼成績單時，周圍的人總會給予高度評價。無論是握有企業最高決策權的CEO或工作表現出色的領導者，都是如此。原因在於，有能力帶領組織持續成長的領導者們，往往會把思考的重點，放在創造哪些成果才能對組織及其成員帶來助益，而不是做了多少工作。

如果各位正在煩惱著該如何向組織的領導者或周圍的人展現自己的能力，那麼比起自己做了多少，專注於呈現自己做了什麼會是更為明智的策略。千萬別為了想要一口氣完成大量的工作，而錯失好好展現自己實力的機會。再次強調，關鍵在於做好手頭上的工作後，交出正確的成果。

讓我們把重點放在「怎麼做」，而不是「做多少」，以及「事情的本質」，而不是「時間的量」。與其讓自己去迎合時間，倒不如按照自己的速度分配、調整時間與日程。越是重要的事，越該善用「提前十天完成」的策略。如此一來，才能取得好的成果。

書名：《哈佛日曆快十天》 作者：河知銀 經歷：目前為韓國生活顧問專業教育企業BeConnected執行長，為企業與個人提供個人品牌、專業能力諮商服務。現任國際療癒生活輔導協會理事，以及龍仁藝術科學大學大數據管理系兼任教授。 出版社：幸福文化